>
Gedragscode voor zakenpartners
Deze Gedragscode voor zakenpartners van Solmax (hierna de “Gedragscode”) is van toepassing op alle zakenpartners van het bedrijf, zoals leveranciers en dienstverleners, klanten en verkopers, agenten, licentiehouders, makelaars, consultants, aannemers en andere medewerkers (gezamenlijk de “Partners”).
Het stelt de verwachtingen van Solmax vast met betrekking tot de Partners met wie het bedrijf zakelijke relaties onderhoudt, en hun onderaannemers, ongeacht hun rang. Zakelijke relaties omvatten alle verbindingen en correspondentie tussen Solmax en haar Partners en potentiële Partners. Deze Gedragscode moet worden toegepast in aanvulling op de toepasselijke wet- en regelgeving. Als zodanig moeten Partners zich voor al hun activiteiten houden aan de wet- en regelgeving in Quebec, samen met de wet- en regelgeving in de landen waarin zij zaken doen.
Partners worden aangemoedigd om verder te gaan dan de wettelijke naleving en om de wereldwijd erkende normen en conventies waarnaar in deze Code wordt verwezen aan te nemen, om hun ethiek te tonen en te voldoen aan hun maatschappelijke en ecologische verantwoordelijkheden.
Deze Gedragscode is een integraal onderdeel van de contractuele documenten die de Partners van Solmax binden.
Ethiek: de essentie van zakelijke relaties
Ethiek staat centraal in alle zakelijke relaties en vormt de hoeksteen van deze Gedragscode. Het vormt de basis voor het gedrag van de bedrijven en de bijbehorende personen. Ethiek gaat verder dan alleen het handhaven van wet- en regelgeving; het doet een beroep op het natuurlijke gevoel van rechtvaardigheid.
Gedragsregels
Belangenconflicten
Alle belangenconflicten en situaties die het risico lopen een belangenconflict te creëren en daardoor de onpartijdigheid van het personeel van Solmax in haar zakelijke relaties kunnen beïnvloeden, moeten onmiddellijk aan Solmax worden gemeld zodra ze bekend worden.
Antitrustbeleid
Solmax eist van zijn Partners dat ze zich houden aan de wetten, regels en voorschriften, en in het bijzonder aan de antitrustwetgeving, van elk gebied waarin Solmax actief is. In tal van landen gelden buitenlandse antitrustwetten; daarom moet zorgvuldig rekening worden gehouden met de toepasselijke wetten van alle rechtsgebieden waarin een transactie van een Solmax-partner zal plaatsvinden. Er wordt speciale nadruk gelegd op antitrustwetgeving, omdat deze zo complex is en omdat overtreding ervan ernstige gevolgen kan hebben.
Partners moeten de antitrustwetten respecteren en naleven in de landen waarin zij zaken doen. Bij conflicten tussen buitenlandse antitrustwetten en lokale antitrustwetten heeft de strengere wet voorrang. Uiteraard is iedereen verplicht om volledig mee te werken aan elke audit met betrekking tot antitrustwetgeving.
Iedereen die op de hoogte is van een activiteit met implicaties voor de antitrustwetgeving of die daaraan deelneemt, moet onmiddellijk een functionaris van Solmax op de hoogte stellen of hun zorgen melden aan de vertrouwelijke meldingslijn (zie het gedeelte ‘Meldingen’ in dit document).
Faciliterende betalingen en financiële stimulansen
Ongeacht de omstandigheden geeft Solmax nooit goedkeuring voor een betaling in natura of een onregelmatige betaling goed die is bedoeld om een contract binnen te halen of een beslissing te beïnvloeden. Smeergeld, clandestiene commissies en soortgelijke betalingen zijn ten strengste verboden. Ze kunnen Solmax, haar Partners en de betrokken werknemers ook blootstellen aan gerechtelijke vervolging en ernstige straffen, afhankelijk van de wetgeving van andere landen en van het betrokken land.
Het is illegaal om ambtenaren om te kopen. Er zijn nieuwe overeenkomsten en wetten opgesteld in het kader van een internationale inspanning om corruptie in de internationale handel uit te bannen en eerlijke en open concurrentie te waarborgen. Deze wetgeving stelt elk land in staat om zijn eigen burgers en bedrijven aan te klagen voor het omkopen van ambtenaren in het buitenland.
Wij definiëren faciliterende betalingen als elke betaling die wordt gedaan om routinematige of niet-discretionaire overheidsacties te verzekeren, te vergemakkelijken of te versnellen (bijv. betaling voor het versnellen van douane-inklaring, het laden en lossen van vracht of het plannen van overheidsinspecties of het afgeven van overheidsvergunningen of havendocumentatie). Solmax beschouwt faciliterende betalingen als een vorm van corruptie en verbiedt ze ten strengste.
Geschenken, donaties en uitnodigingen
Personeelsleden van Solmax mogen geen eigendommen, gunsten, diensten, voordelen, uitnodigingen of geschenken aanvaarden die als een mogelijke bron van belangenverstrengeling kunnen worden beschouwd. Het beleid van Solmax is om alle geschenken te delen met alle werknemers. Werknemers die geschenken van Partners ontvangen, moeten deze aanbieden aan het bedrijf, dat op zijn beurt een willekeurige trekking zal houden onder alle werknemers. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, kaartjes voor sportevenementen en shows. Het geldt echter niet voor alle gezamenlijke bedrijfsactiviteiten waaraan de Partner deelneemt samen met een werknemer van Solmax.
Preventie van het witwassen van geld
Veel landen hebben wetgeving aangenomen die het illegaal maakt om de opbrengsten van misdrijven aan te nemen of te verwerken. Solmax verbindt zich ertoe om volledig te voldoen aan alle toepasselijke antiwitwaswetten over de hele wereld. Omdat Solmax zijn integriteit en reputatie waardeert, zet het bedrijf zich ook in om alleen zaken te doen met bedrijfsorganisaties die betrokken zijn bij legitieme zakelijke activiteiten, met fondsen die afkomstig zijn van legitieme bronnen, en die maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat ze alleen aanvaardbare vormen van betaling aannemen en uitvoeren die geen middelen zijn om geld wit te wassen.
Daarom zijn Partners verplicht om de volgende richtlijnen te volgen:
Richtlijnen ter bestrijding van het witwassen van geld
Volg de algemeen aanvaardbare principes van due diligence.
Volg de algemeen aanvaardbare principes voor kasbeheer en betalingsvormen. Let op “rode vlaggen” waarbij partners betrokken zijn, zoals:
• beschuldigingen van illegale of ongepaste zakelijke praktijken op de markt;
• terughoudendheid om volledige informatie te verstrekken, vooral wat betreft de identificatie ervan of de eigenaars, partners of opdrachtgevers ervan;
• het verstrekken van valse, inconsistente of verdachte informatie;
• verzoeken om contante betalingen te verrichten of te aanvaarden die afkomstig zijn uit, of waarvoor gevraagd wordt ze te richten aan, een belastingparadijs, een land dat geen verband houdt met de transactie, meerdere rekeningen, of offshore- of shell-banken;
• verzoeken om betalingen te doen aan, of betalingen te aanvaarden van, derden;
• ongebruikelijke bestellingen, aankopen, zakelijke overeenkomsten voor diensten of betalingsvoorwaarden zonder duidelijk commercieel doel of in strijd met de gangbare praktijk in de sector;
• suggestie om een transactie op een ongebruikelijk ingewikkelde manier te structureren;
• suggestie om verplichtingen inzake het bijhouden of rapporteren van gegevens te vermijden.Bij twijfel over de vraag of een handeling of activiteit betrekking kan hebben op het witwassen van geld, moeten Partners hun zorgen melden aan de vertrouwelijke meldingslijn (zie het gedeelte ‘Meldingen’ van dit document).
Ga niet verder met een transactie waarbij een mogelijk risico voor het witwassen van geld aanwezig is, totdat de situatie is opgelost.
Zakelijke relaties
Partners moeten eerlijk, professioneel en rechtvaardig zijn in het uitvoeren van hun zakelijke relaties met Solmax, inclusief tijdens het inkoopproces waarin ze nauwkeurig moeten rapporteren in hoeverre ze in staat zijn om aan alle verplichtingen onder de overeenkomst te voldoen. Bovendien moet alle uitgewisselde informatie waarheidsgetrouw en eerlijk zijn en niet bedoeld zijn om te misleiden.
Mensenrechten
Partners moeten: ervoor zorgen dat ze hun personeel eerlijk en rechtvaardig behandelen, zonder discriminatie op basis van geslacht, etnische achtergrond, huidskleur, oorsprong, politieke of andere opvattingen, seksuele geaardheid, religie of andere algemeen erkende gronden van discriminatie; een omgeving creëren die vrij is van alle vormen van pesterijen, intimidatie of misbruik; alle vormen van kinderarbeid, dwangarbeid of mensenhandel verbieden; en de mensenrechten respecteren zoals uiteengezet in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens.
Gezondheid en veiligheid op het werk
Partners moeten de normen voor gezondheid en veiligheid op het werk handhaven in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, om te zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden voor al hun werknemers. Daarnaast moeten ze adequate maatregelen nemen om arbeidsgerelateerd(e) letsel en ongevallen te voorkomen.
Milieu en duurzame ontwikkeling
Partners moeten voldoen aan de toepasselijke milieuwetten, -voorschriften en -normen en moeten ernaar streven de impact op het milieu als gevolg van hun activiteiten en producten te verminderen. Ze moeten ook het aannemen van maatregelen bevorderen die nodig zijn om vervuiling te voorkomen, en de natuurlijke hulpbronnen die voor hun activiteiten zijn vereist zo doeltreffend mogelijk besparen en gebruiken.
Respect
Partners moeten werknemers van Solmax en andere derden in alle vormen van communicatie beleefd en eerlijk behandelen.
Vertrouwelijkheid
Partners moeten vertrouwelijke informatie van Solmax beschermen, in overeenstemming met de beste praktijken en het beleid van Solmax. Vertrouwelijkheid van informatie is van toepassing op alle niet-openbare informatie die betrekking heeft op Solmax, haar andere partners en haar werknemers. Partners mogen vertrouwelijke informatie niet gebruiken, behalve voor het uitvoeren van de zakelijke relatie of de overeenkomst, en ze mogen deze informatie niet zonder de voorafgaande goedkeuring van Solmax verspreiden of delen met derden. Deze verplichtingen gelden gedurende de gehele duur van de zakelijke relatie en blijven ook gelden nadat de contractuele verplichtingen zijn verstreken.
Naleving van wetten die informatie beschermen
Partners moeten er altijd voor zorgen dat ze volledig voldoen aan de wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonlijke, vertrouwelijke en geclassificeerde gegevens.
Marketing en reclame
Partners en hun onderaannemers, ongeacht hun rang, mogen geen verwijzing in commerciële reclame maken naar een project waarbij Solmax betrokken is, en mogen op geen enkele manier de naam of het logo van Solmax gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Solmax, behalve wanneer ze verwijzen naar zaken die een partner of een van zijn onderaannemers uitvoert of heeft uitgevoerd als onderdeel van de werkzaamheden onder de overeenkomst. “Commerciële reclame” wordt beschouwd als elke zakelijke boodschap die bedoeld is voor het algemene publiek of een doelgroep, en die bedoeld is om de goederen of diensten van de partner, of die van een van zijn onderaannemers, te promoten. Deze vereiste geldt voor alle schriftelijke en mondelinge reclamemedia, inclusief borden en billboards, samen met alle elektronische of andere media.
Toepassing van de Gedragscode
Bestuur en verplichtingen van Partners
Partners zijn verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat hun eigen organisaties zich houden aan de normen en principes die in deze Gedragscode zijn uiteengezet en om nalevings- en beheermechanismen in te stellen voor de handhaving van de Gedragscode binnen hun eigen bedrijf en dat van hun onderaannemers. Het is ook de verantwoordelijkheid van Partners om alle noodzakelijke stappen te ondernemen om eventuele overtredingen van de Gedragscode op te lossen.
Directieleden van Solmax
De President en CEO van Solmax, samen met de Chief Human Resources Officer en het Corporate Governance Committee, zijn verantwoordelijk voor het handhaven en bijwerken van deze Gedragscode. De Gedragscode kan naar goeddunken van Solmax worden gewijzigd om de principes en waarden van Solmax te weerspiegelen.
Audits
Solmax behoudt zich het recht voor om te controleren of al haar Partners en hun onderaannemers de Gedragscode naleven. Dit wordt uitgevoerd via zelfbeoordeling door Partners en hun onderaannemers. Solmax of een door Solmax aangewezen externe bron kan ook een verificatie van de naleving van deze Gedragscode uitvoeren, inclusief, maar niet beperkt tot, locatiebezoeken en het raadplegen van relevante gegevens van Partners samen met die van hun onderaannemers. Partners en hun onderaannemers moeten Solmax en haar vertegenwoordigers te allen tijde redelijke en tijdige toegang bieden tot hun faciliteiten en relevante gegevens.
Sancties
Elke schending van de Gedragscode kan worden bestraft door Solmax, wat kan variëren van een eenvoudige waarschuwing, een kennisgeving aan de partner om eventuele overtredingen te verhelpen, diskwalificatie, verbod om deel te nemen aan een of meerdere aanbestedingsprocedures, afwijzing van een of meerdere voorstellen van de partner of het toekennen of voorwaardelijk toekennen van contracten, samen met de annulering en beëindiging van contracten met de partner.
Rapportage
Om mogelijke of daadwerkelijke zorgen of schendingen met betrekking tot de Gedragscode te melden:
Internet: www.ethicspoint.com
Vertrouwelijke openbaarmakingslijn per land:
Oostenrijk 0800 017898
Canada 1 844 917 0514
China
Zuidelijk 10 800 120 1239
Noord 10 800 712 1239
Egypte (kies bij de prompt 866 384 4277)
Mobiel 02 2510 0200
Caïro 2510 0200
Frankrijk 0 800 99 23 83
Duitsland 0800 1806594
Maleisië 1 800 81 6117
Nederland 0800 0228869
Thailand 001 800 12 0665204
Verenigde Staten 1 866 384 4277