Responsable comptes fournisseurs & soutien administratif

Aperçu du poste

Relevant de la Conseillère principale, services financiers, le/la responsable comptes fournisseurs & soutien administratif joue un rôle essentiel au sein de notre équipe financière, en assurant avec précision, exactitude et efficacité diverses opérations comptables telles que gestion des factures des fournisseurs et suivis des coûts. En plus des tâches en comptabilité, principalement au niveau des comptes fournisseurs, le/la titulaire sera responsable du bon fonctionnement général du bureau, d’assister l’équipe exécutive dans diverses tâches, participer à la planification d’événements et toutes autres tâches de support requises aux diverses équipes globales. Le/la candidat(e) idéal(e) doit démontrer de fortes aptitudes de travail d’équipe, collaboration et de polyvalence afin de soutenir diverses équipes aux besoins variés.

Responsabilités principales

• Comptabilité/Comptes fournisseurs (50%)

Saisir les factures au ERP

Obtenir l’approbation pour les factures sans PO

Apparier les factures avec PO et bons de réception (3 way match)

Émettre les paiements hebdomadaires aux fournisseurs

Maintenir à jour l’information du fichier maître des comptes fournisseurs

Réviser les rapports de dépenses

Obtenir les relevés de compte des fournisseurs et enquêter sur les différences

Archiver électroniquement les factures et autres documents pertinents et effectuer les tâches en respect des processus établis

• Commis bureau/réception (25%)

S’occuper du courrier entrant et sortant (incluant Fedex).

Gérer les achats et l’inventaire des fournitures de bureau.

Accueillir les visiteurs qui se présentent en personne.

Effectuer les formations sur les créations de bons de commande et utilisation de Concur aux nouveaux utilisateurs/employés.

Répondre aux demandes administratives de l’équipe de direction (par exemple : planification des voyages, comptes de dépenses, etc

• Tâches administratives (25%)

Numériser divers documents à acheminer.

Soutenir autres activités lorsque requis (comptabilité, ressource humaines)

Aider à la planification de divers événements; commander les repas, organisation de rencontres, réservations d’hôtel.

Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications et compétences

• Diplôme d’études professionnelles ou diplôme collégial en comptabilité, secrétariat ou expérience équivalente.

• 5-7 ans d’expérience en comptabilité et expérience en support administratif

• Expérience avec un système ERP

• Connaissances de D365 Dynamics (atout) et de Concur (atout)

• Connaissance des règles et procédures comptables

• Être à l’aise avec Excel

• Bilinguisme anglais-français, parlé et écrit

• Bonnes aptitudes en communication, bon jugement, excellente organisation du temps et gestion des priorités, souci du détail et minutie, bonnes capacités d’analyse et aptitude à repérer les erreurs numériques et polyvalence, courtoisie, discrétion.

Avantages

• Salaire compétitif et prime annuelle

• Horaire de travail flexible en mode hybride

• Gamme complète d'avantages sociaux

• Programme généreux d'aide aux employés et aux familles (incluant la télémédecine et la médecine)

• Possibilité de cotiser à un REER avec contribution de l'employeur