Code de conduite des partenaires d’affaires
Le présent Code de conduite des partenaires d’affaires de Solmax (ci-après le « Code ») s’applique à tous les partenaires de la Société, tels que les fournisseurs de produits et de services, clients, agents, mandataires, licenciés, courtiers, consultants, contractuels et autres collaborateurs (collectivement les « Partenaires »).
Il énonce les attentes de Solmax à l’égard des Partenaires avec lesquels elle entretient des relations d’affaires, ainsi que de leurs sous-traitants, sans égard à leur rang. Les relations d’affaires incluent tout lien et tout échange entre la Solmax et ses Partenaires et Partenaires. Ce Code sera appliqué en sus des lois et règlements applicables. Ainsi, dans toutes leurs activités, les Partenaires doivent respecter les lois et les règlements du Québec ainsi que ceux des pays où ils font affaire.
Les Partenaires sont invités à aller au-delà du respect des lois et à appliquer les normes et conventions reconnues mondialement mentionnées dans le présent Code afin de faire preuve d’éthique et d’assumer leurs engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale.
Ce Code fait partie intégrante des documents contractuels liant les partenaires de Solmax.
L’éthique au cœur de la relation d’affaires
L’éthique est au cœur de la relation d’affaires et est la pierre angulaire du Code. Elle définit ce qui est à la base de la conduite des entreprises et des personnes qui les composent. L’éthique dépasse l’application des lois et règlements et fait appel au sens naturel de la justice.
Règles de conduite
Conflit d’intérêts
Tout conflit d’intérêts et toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts ayant une incidence sur l’impartialité des employés de Solmax dans la relation d’affaires doit être déclaré à Solmax, sans délai, dès sa connaissance.
Politique antitrust
Solmax exige de ses Partenaires qu’ils respectent les lois et les règlements, particulièrement les lois antitrust de tout territoire où Solmax exerce ses activités. Un grand nombre de pays ont des lois antitrust; par conséquent, il faut examiner attentivement les lois applicables dans tous les territoires où une opération du Partenaire doit avoir lieu. Il faudra prêter une attention particulière à la législation antitrust en raison de sa complexité et des graves conséquences de toute forme d’infraction.
Les Partenaires doivent se familiariser avec les lois antitrust en vigueur dans les pays où ils exercent leurs activités et les respecter. Les conflits entre les lois antitrust étrangères et les lois antitrust locales doivent être résolus en faveur de lois plus astringentes. Bien entendu, toutes les personnes concernées sont tenues de collaborer pleinement à toute vérification relevant de la législation antitrust.
Quiconque a connaissance d’une activité ayant des implications antitrust ou qui y participe doit immédiatement en informer un agent de Solmax ou peut faire une dénonciation via le site www.ethicspoint.com.
Paiements de facilitation et mesures incitatives monétaires
Peu importe les circonstances, Solmax n’approuvera jamais un paiement en nature ou un paiement irrégulier qui a pour but de favoriser l’obtention d’un contrat ou d’influencer une décision. Les pots-de-vin, les commissions clandestines ou tout autre paiement similaire sont strictement interdits. Ils peuvent également exposer Solmax, ses Partenaires et les employés impliqués à des poursuites judiciaires et à des pénalités sérieuses en fonction de la législation d’autres pays et du pays concerné.
La corruption de fonctionnaires est illégale. De nouveaux accords et de nouvelles lois ont été institués dans le cadre d’un effort international visant à éliminer la corruption dans le commerce international et à garantir une concurrence équitable et ouverte. Cette législation permet à chaque pays de poursuivre ses propres citoyens et entreprises pour corruption de fonctionnaires à l’étranger.
Nous considérons comme un paiement de facilitation tout paiement effectué pour garantir, faciliter ou accélérer des mesures gouvernementales courantes ou non discrétionnaires par exemple : un paiement pour accélérer le dédouanement, le chargement et le déchargement de marchandises ou l’horaire des inspections gouvernementales ou encore la délivrance de licences gouvernementales ou de documents portuaires. Solmax considère les paiements de facilitation comme une forme de corruption qui est strictement interdite.
Cadeaux, dons et invitations
Aucun bien, faveur, service, avantage, invitation ou cadeau qui pourrait être considéré comme une source potentielle de conflit d’intérêts ne peut être accepté par le personnel de Solmax. La politique de Solmax est de partager avec tous les employés les cadeaux reçus. Les employés qui reçoivent des cadeaux de Partenaires doivent les remettre à l’entreprise, qui organisera un tirage au sort parmi tous les employés. Cela comprend notamment des billets pour des événements sportifs et des spectacles. Toutefois, cela exclut toute activité commune, c’est-à-dire une activité à laquelle participent ensemble le Partenaire et l’employé de Solmax.
Prévention du blanchiment de capitaux
Nombre de pays ont adopté des lois qui rendent illégaux l’acceptation ou le traitement des pro-duits du crime. Solmax s’engage à se conformer pleinement à toutes les lois contre le blanchi-ment d’argent en vigueur dans le monde entier. Parce qu’elle accorde une grande importance à son intégrité et à sa réputation, Solmax s’engage également à ne faire affaire qu’avec des organisations commerciales qui exercent des activités commerciales légitimes, utilisent des fonds provenant de sources légitimes, et elle prend des mesures pour s’assurer qu’elle n’accepte et n’utilise que des formes de paiement légitimes qui ne sont pas un moyen de blanchir de l’argent.
À cet effet, les Partenaires sont donc tenus de suivre les lignes directrices suivantes :
Lignes directrices en matière de lutte contre le blanchiment d’argent
Suivre les principes généralement acceptés en matière de vérification diligente;
Suivre les principes généralement acceptés de gestion de trésorerie et de paiement;
Être à l’affût des « signaux d’alarme » :
des allégations de pratiques commerciales illicites ou inappropriées dans le marché;
une hésitation à fournir de l’information complète, en particulier en ce qui concerne son identification ou celle de ses propriétaires, partenaires ou mandants;
des échanges de renseignements inexacts, contradictoires ou suspects;
des demandes d’effectuer ou d’accepter des paiements en espèces, des paiements provenant d’un paradis fiscal, d’un pays sans lien avec la transaction, de multiples comptes, de banques extraterritoriales ou fictives, ou des demandes en vue de les orienter vers ceux-ci;
des demandes afin que des paiements soient effectués à des tiers ou que des paiements soient acceptés de tiers;
des commandes, achats, services, ententes ou paiement inhabituels sans objet commercial précis ou non conformes aux pratiques de l’industrie;
une proposition de structurer une transaction d’une manière inhabituellement complexe;
une suggestion d’éviter les obligations de déclaration et de tenue de registre.
En cas de doute quant à un acte de corruption, les Partenaires ne doivent pas procéder à la transaction qui soulève une préoccupation jusqu’à ce que la situation soit réglée. Les Partenaires doivent rapporter leurs préoccupations au service de divulgation Solmax (voir section Signalement du présent document).
Relation d’affaires
Les Partenaires doivent être honnêtes, professionnels et justes dans leurs relations d’affaires avec Solmax, notamment en ce qui concerne le processus d’acquisition dans le cadre duquel ils doivent rendre compte avec précision de leur capacité de satisfaire à toutes les obligations du contrat. De plus, toute information échangée doit être vraie et juste et ne pas être conçue pour tromper.
Droits de la personne
Les Partenaires doivent veiller à traiter leur personnel de façon juste et équitable, sans discrimination face aux genre, race, couleur, origine, opinions politiques ou autres allégeances, orientation sexuelle, religion ou de tout autre motif de discrimination généralement reconnu; créer un environnement libre de toute forme de harcèlement, d’intimidation ou d’abus; interdire toute forme de travail des enfants, de travail forcé ou de traite des personnes; et respecter les droits de l’homme tels qu’ils sont énoncés dans la Déclaration universelle des droits de l’homme.
Santé et sécurité du travail
Les Partenaires doivent appliquer des normes de santé et sécurité du travail conformes aux lois et réglementations en vigueur afin d’assurer des conditions de travail salubres et sécuritaires à tous leurs employés. De plus, ils doivent prendre des mesures adéquates pour prévenir les blessures et accidents associés au travail.
Environnement et développement durable
Les Partenaires doivent respecter les lois, règlements et normes en vigueur en matière d’environnement et chercher à réduire les impacts de leurs activités et de leurs produits sur l’environnement. Ils doivent également favoriser l’adoption des mesures nécessaires en vue de prévenir la pollution, et conserver et utiliser le plus efficacement possible les ressources naturelles requises pour leurs activités.
Respect
Les Partenaires doivent traiter les employés de Solmax avec courtoisie et équité dans leurs échanges, quelle qu’en soit la forme.
Confidentialité
Les Partenaires doivent protéger l’information confidentielle qu’ils détiennent à propos de Solmax ou à laquelle ils ont accès, conformément aux pratiques exemplaires et aux politiques de Solmax. La confidentialité de l’information s’applique à tous les renseignements non publics liés à Solmax, à ses autres partenaires et à ses employés. Les Partenaires ne doivent pas utiliser l’information confidentielle, sauf aux fins d’exécution de leur mandat et ils ne peuvent pas la diffuser ou la partager avec un tiers sans l’accord préalable de Solmax. Ces obligations s’appliquent pendant toute la durée de la relation d’affaires et elles persistent après la fin des engagements contractuels.
Conformité aux lois de protection de l’information
Les partenaires doivent toujours s’assurer qu’ils respectent pleinement les lois et règlements relatifs à la protection des renseignements personnels, confidentiels et classifiés.
Marketing et publicité
Les Partenaires et leurs sous-traitants, sans égard à leur rang, ne doivent faire aucune référence au projet dans toute publicité commerciale et ne peuvent utiliser d’aucune façon le nom ou le logo de Solmax sans l’accord préalable écrit de Solmax, sauf en ce qui a trait aux références d’usage dans le commerce indiquant qu’un fournisseur ou l’un de ses sous-traitants exécute ou a exécuté le mandat visé par un contrat. Par « publicité commerciale », on entend tout message commercial destiné au public en général ou à un public cible, visant à promouvoir les biens ou les services du Partenaire ou de l’un de ses sous-traitants. Cette exigence s’applique à tous véhicules publicitaires, qu’ils soient imprimés, sonores, électroniques, ou de toute autre nature.
Application du code
Gouvernance et engagements des partenaires
Les Partenaires sont responsables de s’assurer que les normes et principes énoncés dans le présent Code sont respectés dans leur organisation et de mettre en place des mécanismes de conformité pour l’application du Code au sein de leur entreprise et de celles de leurs sous-traitants. Il est également de la responsabilité des Partenaires de prendre toutes les mesures nécessaires pour résoudre toute violation du Code.
Instances Solmax
Le président et chef de la direction de Solmax ainsi que le chef de la direction des ressources humaines et le comité de régie d’entreprise sont responsables de l’application et de la mise à jour de ce Code. Le Code pourra être modifié à la discrétion de Solmax, afin de tenir compte de ses principes et valeurs.
Audits
Solmax se réserve le droit de vérifier si tous ses Partenaires et leurs sous-traitants se conforment au Code. Une telle vérification sera réalisée par l’auto-évaluation du Partenaire et de ses sous-traitants. Solmax ou une ressource externe désignée par Solmax pourra également réaliser un audit relativement au respect du présent Code, incluant notamment la visite des installations et la consultation des dossiers pertinents du Partenaire et de ses sous-traitants. En tout temps, les Partenaires et leurs sous-traitants devront accorder à Solmax et à ses représentants un accès raisonnable et rapide à leurs installations et aux dossiers pertinents.
Sanctions
Tout manquement au Code est susceptible de sanction par Solmax, pouvant aller du simple avertissement, d’un avis enjoignant le Partenaire à corriger tout manquement, de la disqualification ou de l’interdiction à participer à un ou des processus d’appel d’offres, du rejet d’une ou de plusieurs proposition(s) du Partenaire, ou de l’octroi complet ou conditionnel de contrats jusqu’à l’annulation et la résiliation du contrat avec le Partenaire.
Signalement
Pour signaler toute préoccupation ou violation potentielle ou réelle concernant le Code : Internet: https://secure.ethicspoint.com
Ligne téléphonique confidentielle pour le signalement, par pays :
Allemagne 0800 1806594
Autriche 0800 017898
Canada 1 844 917 0514
Chine
Sud 10 800 120 1239
Nord 10 800 712 1239
Égypte (à l’invitation, composez le 866 384 4277)
Avec un cellulaire 02 2510 0200
Le Caire 2510 0200
États-Unis 1 866 384 4277
France 0 800 99 23 83
Malaisie 1 800 81 6117
Pays-Bas 0800 0228869
Thaïlande 001 800 12 0665204