Código de conducta para socios comerciales
Este Código de conducta de Solmax para socios comerciales (en adelante, el “Código”) se aplica a todos los socios comerciales de la compañía, como proveedores en general y proveedores de servicios, clientes y vendedores, agentes, licenciatarios, corredores, consultores, contratistas y otros colaboradores (en conjunto, los “Socios”).
Allí se establecen las expectativas de Solmax con respecto a los Socios con los que mantiene relaciones comerciales, junto con sus subcontratistas, independientemente del rango. Las relaciones comerciales incluyen todas las conexiones y correspondencia entre Solmax y sus Socios y posibles Socios. Este Código debe aplicarse además de las leyes y regulaciones correspondientes. Por lo tanto, los Socios deben cumplir las leyes y regulaciones de Quebec para todas sus actividades, junto con las de los países en los que negocian.
Se alienta a los socios a ir más allá del cumplimiento legal y adoptar los estándares y convenciones reconocidos a escala mundial a los que se hace referencia en este Código para demostrar ética y cumplir sus responsabilidades sociales y ambientales.
Este Código es una parte integral de los documentos contractuales que vinculan a los Socios de Solmax.
Ética: la esencia de las relaciones comerciales
La ética es el centro de todas las relaciones comerciales y representa el pilar de este Código. Es la base para la conducta de las compañías e incluye a las personas. La ética va más allá de hacer cumplir las leyes y regulaciones, y apelar al sentido común de la justicia.
Reglas de conducta
Conflictos de intereses
Todos los conflictos de intereses y situaciones que arriesguen crear un conflicto de intereses y afecten la imparcialidad del personal de Solmax en sus relaciones comerciales deben declararse a Solmax inmediatamente después de su conocimiento.
Política antimonopolio
Solmax exige que sus Socios cumplan con las leyes, normas y regulaciones, y, en particular, con la legislación antimonopolio, de cualquier territorio en el que opera Solmax. Las leyes antimonopolio extranjeras se encuentran en numerosos países; por lo tanto, se debe considerar cuidadosamente las leyes aplicables de todas las jurisdicciones en las que se llevará a cabo la transacción de un socio de Solmax. Se pone especial énfasis en la legislación antimonopolio debido a su complejidad y las graves consecuencias de infringirla.
Los socios deben respetar y acatar las leyes antimonopolio en los países en los que negocian. Los conflictos entre las leyes antimonopolio extranjeras y las leyes antimonopolio locales deben resolverse a favor de la ley más estricta. Por supuesto, todos deben colaborar plenamente dentro de cualquier auditoría relacionada con la legislación antimonopolio.
Cualquier persona que sepa de cualquier actividad con implicaciones antimonopolio o que participe en ella debe notificar de inmediato a un responsable de Solmax o informar sus inquietudes a la línea de divulgación confidencial (consulte la sección Informes de este documento).
Pagos de facilitación e incentivos pecuniarios
Independientemente de las circunstancias, Solmax nunca aprueba un pago en especie o un pago irregular que esté diseñado para ganar un contrato o influir en una decisión. Se prohíben estrictamente los sobornos, las comisiones clandestinas y los pagos similares. También pueden exponer a Solmax, a sus Socios y a los empleados involucrados a procedimientos legales y sanciones graves según la ley de otros países y del país involucrado.
Es ilegal corromper a los funcionarios públicos. Se han instituido nuevos acuerdos y legislación en el contexto de un esfuerzo internacional para eliminar la corrupción en el comercio internacional y garantizar la competencia justa y abierta. Esta legislación permite a cada país proceder contra sus propios ciudadanos y compañías por corromper a los funcionarios públicos en el extranjero.
Consideramos los pagos de facilitación cualquier pago realizado para asegurar, facilitar o acelerar acciones gubernamentales rutinarias o no discrecionales (p. ej., pago por acelerar el despacho de aduanas, cargar y descargar carga o programar inspecciones gubernamentales o emitir licencias gubernamentales o documentación portuaria). Solmax considera que los pagos de facilitación son una forma de corrupción y los prohíbe estrictamente.
Regalos, donaciones e invitaciones
El personal de Solmax no puede aceptar bienes, favores, servicios, beneficios, invitaciones u obsequios que puedan considerarse una posible fuente de conflicto de intereses. La política de Solmax es compartir todos los regalos con todos los empleados. Los empleados que reciban regalos de los Socios deben ofrecérselos a la compañía, lo que a su vez realizará un sorteo al azar que incluye a todos los empleados. Esto incluye, entre otros, entradas para eventos deportivos y espectáculos. Sin embargo, excluye todas las actividades comerciales conjuntas en las que el Socio participa con el empleado de Solmax.
Prevención del blanqueo de capitales
Muchos países han adoptado una legislación que establece que es ilegal aceptar o procesar los ingresos del delito. Solmax se compromete a cumplir plenamente con todas las leyes contra el blanqueo de capitales aplicables en todo el mundo. Debido a que valora su integridad y reputación, Solmax también se compromete a hacer negocios solo con organizaciones comerciales que participan en actividades comerciales legítimas, con fondos derivados de fuentes legítimas y a tomar medidas para garantizar que solo tomen y hagan formas de pago aceptables que no sean medios para blanquear capitales.
Con este fin, los Socios deben seguir las siguientes pautas:
Pautas contra el blanqueo de capitales
Seguir los principios comúnmente aceptables de diligencia debida.
Seguir los principios comúnmente aceptables de administración de efectivo y formas de pago. Tenga cuidado con las “señales de alerta” que involucran a los Socios, tales como: • alegatos de prácticas comerciales ilegales o inapropiadas en el mercado; • renuencia a proporcionar información completa, especialmente en cuanto a su identificación o a sus propietarios, socios o directores; • provisión de datos falsos, información inconsistente o sospechosa; • solicitudes para realizar o aceptar pagos en efectivo originados en, o se le solicite que se dirija a, un cielo fiscal, un país no relacionado con la transacción, varias cuentas, o bancos extranjeros o fantasma; • solicitudes para realizar pagos, o aceptar pagos de, terceros; • pedidos inusuales, compras, servicios o acuerdos comerciales de términos de pago sin un propósito comercial obvio o incompatible con la práctica de la industria; • sugerencia para estructurar una transacción de una manera inusualmente compleja; • sugerencia para evitar obligaciones de mantenimiento de registros o informes.
Si tiene dudas sobre si un acto o actividad puede implicar blanqueo de capitales, los Socios deben informar sus inquietudes a la línea de divulgación confidencial (consulte la sección Informes de este documento).
No proceda con ninguna transacción que plantee una posible inquietud de blanqueo de capitales hasta que la situación se haya resuelto.
Relaciones comerciales
Los Socios deben ser honestos, profesionales y justos en la realización de sus relaciones comerciales con Solmax, incluso durante el proceso de adquisición en el que deben informar con precisión su capacidad para cumplir con todas las obligaciones en virtud del contrato. Además, toda la información que se intercambie debe ser veraz, imparcial y no engañosa.
Derechos humanos
Los Socios deben asegurarse de tratar a su personal de manera justa y equitativa, sin discriminación por motivos de género, raza, color, origen, opiniones políticas u otras opiniones, orientación sexual, religión o cualquier otro motivo de discriminación generalmente reconocido; crear un entorno libre de todas las formas de acoso, intimidación o abuso; prohibir todas las formas de trabajo infantil, trabajo forzoso o tráfico de personas; y respetar los derechos humanos según se establece en la Declaración Universal de Derechos Humanos.
Salud y seguridad ocupacional
Los Socios deben hacer cumplir los estándares de salud y seguridad ocupacional de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables para garantizar condiciones de trabajo seguras y saludables para todos sus empleados. Además, deben tomar las medidas adecuadas para prevenir lesiones y accidentes laborales.
Medio ambiente y desarrollo sustentable
Los Socios deben cumplir con las leyes, regulaciones y estándares ambientales aplicables y buscar reducir los impactos ambientales que resulten de sus actividades y productos. También deben promover la adopción de las medidas necesarias para prevenir la contaminación, y conservar y usar de la manera más eficaz posible los recursos naturales necesarios para sus actividades.
Respeto
Los Socios deben tratar a los empleados de Solmax y a otros terceros con cortesía e imparcialidad en todas las formas de comunicación.
Confidencialidad
Los Socios deben proteger la información confidencial de Solmax, de acuerdo con las mejores prácticas y políticas de Solmax. La confidencialidad de la información se aplica a toda la información no pública relacionada con Solmax, sus otros socios y sus empleados. Los Socios no deben usar información confidencial, excepto con el fin de llevar a cabo la relación comercial o el contrato, y no pueden divulgar ni compartir esta información con terceros sin la aprobación previa de Solmax. Estas obligaciones se aplican a lo largo de la relación comercial y continúan aplicándose después de que los compromisos contractuales hayan expirado.
Cumplimiento de las leyes que protegen la información
Los Socios siempre deben asegurarse de cumplir plenamente con las leyes y regulaciones relacionadas con la protección de la información personal, confidencial y clasificada.
Mercadotecnia y publicidad
Los Socios y sus subcontratistas, independientemente de su rango, no harán referencia a un proyecto que involucre a Solmax en ninguna publicidad comercial y no utilizarán de ninguna manera el nombre o logotipo de Solmax sin el consentimiento previo por escrito de esta, excepto cuando se refiera a un negocio que un socio o uno de sus subcontratistas esté realizando o haya realizado como parte del trabajo en virtud del contrato. La “publicidad comercial” se considera todo mensaje comercial destinado al público en general o a una audiencia objetivo que tiene como propósito promover los bienes o servicios del socio o los de uno de sus subcontratistas. Este requisito se aplica a todos los medios publicitarios escritos y verbales, incluidos carteles y anuncios, junto con cualquier medio electrónico o de otro tipo.
Aplicación del código
Gobernanza y compromisos de los Socios
Los Socios son responsables de garantizar que sus propias organizaciones cumplan con los estándares y principios establecidos en este Código y de implementar mecanismos de cumplimiento y administración para la aplicación del Código dentro de su propia compañía y la de sus subcontratistas. También es responsabilidad de los Socios tomar todas las medidas necesarias para resolver cualquier infracción del Código.
Ejecutivos de Solmax
El presidente y director ejecutivo de Solmax, junto con el director de Recursos Humanos y el Comité de Gobernanza Corporativa, son responsables de hacer cumplir y actualizar este Código. El Código se puede enmendar a discreción de Solmax para reflejar sus principios y valores.
Auditorías
Solmax se reserva el derecho de verificar que todos sus Socios y sus subcontratistas cumplan el Código. Esto se logrará a través de la autoevaluación por parte de los Socios y sus subcontratistas. Solmax o un recurso externo designado por Solmax también puede realizar una verificación del cumplimiento de este Código, incluidas, entre otras, visitas al sitio y registros de consultoría de Socios relevantes junto con los de sus subcontratistas. En todo momento, los Socios y sus subcontratistas deben proporcionar a Solmax y sus representantes acceso razonable y oportuno a sus instalaciones y registros relevantes.
Sanciones
Solmax puede sancionar cualquier incumplimiento del Código, que puede varar desde una simple advertencia, un aviso al socio para remediar cualquier incumplimiento, la descalificación, la prohibición de participar en cualquier proceso(s) de licitación, el rechazo de cualquier propuesta(s) del socio o la adjudicación o adjudicación condicional de contratos, junto con la cancelación y rescisión de contratos con el socio.
Presentación de informes
Para informar cualquier inquietud o infracción potencial o real con respecto al Código: Internet: www.ethicspoint.com
Línea de divulgación confidencial por país:
Austria 0800 017898
Canadá 1 844 917 0514
China
Sur 10 800 120 1239
Norte 10 800 712 1239
Egipto (marque el 866 384 4277)
Celular 02 2510 0200
El Cairo 2510 0200
Francia 0 800 99 23 83
Alemania 0800 1806594
Malasia 1 800 81 6117
Países Bajos 0800 0228869
Tailandia 001 800 12 0665204
Estados Unidos 1 866 384 4277