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Verhaltenskodex für Geschäftspartner
Der vorliegende Verhaltenskodex für Geschäftspartner von Solmax (nachfolgend der „Kodex“) gilt für alle Geschäftspartner des Unternehmens, wie Lieferanten und Dienstleister, Kunden und Anbieter, Vertreter, Lizenznehmer, Makler, Berater, Auftragnehmer und andere Mitarbeiter (zusammen die „Partner“).
Er legt die Erwartungen fest, die Solmax an die Partner und deren Unterauftragnehmer richtet, mit denen das Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält. Der jeweilige Rang ist hierbei nicht ausschlaggebend. Zu Geschäftsbeziehungen zählen sämtliche Verbindungen und Korrespondenzen zwischen Solmax und seinen Partnern und potenziellen Partnern. Dieser Kodex gilt zusätzlich zu geltenden Gesetzen und Vorschriften. Infolgedessen müssen Partner bei all ihren Aktivitäten die Gesetze und Vorschriften Quebecs und der Länder einhalten, in denen sie geschäftlich tätig sind.
Partner werden ermutigt, über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinauszugehen und die weltweit anerkannten Standards und Konventionen zu übernehmen, auf die in diesem Kodex Bezug genommen wird, um ethische Prinzipien zu demonstrieren und ihre sozialen und ökologischen Verantwortlichkeiten zu erfüllen.
Dieser Kodex ist ein integraler Bestandteil der Vertragsdokumente und gilt für Partner von Solmax bindend.
Ethische Prinzipien: die Essenz von Geschäftsbeziehungen
Ethische Prinzipien stehen im Mittelpunkt aller Geschäftsbeziehungen und bilden die Eckpfeiler dieses Kodex. Sie sind die Grundlage für das Verhalten der Unternehmen und zugehörigen Einzelpersonen. Ethische Prinzipien gehen über die Durchsetzung von Gesetzen und Vorschriften hinaus und richten sich an den natürlichen Gerechtigkeitssinn.
Verhaltensregeln
Interessenkonflikte
Alle Interessenkonflikte und Situationen, die das Risiko bergen, einen Interessenkonflikt zu erzeugen und die Unparteilichkeit eines Solmax-Mitarbeiters in Geschäftsbeziehungen zu beeinträchtigen, müssen Solmax unverzüglich nach Kenntnisnahme gemeldet werden.
Kartellrechtliche Richtlinie
Solmax verlangt von seinen Partnern, die Gesetze, Regeln und Vorschriften und insbesondere die Kartellgesetze aller Gebiete, in denen Solmax tätig ist, einzuhalten. In zahlreichen Ländern gelten ausländische Kartellgesetze. Daher müssen die geltenden Gesetze aller Rechtsordnungen, in denen Transaktionen mit einem Solmax-Partner stattfinden sollen, sorgfältig berücksichtigt werden. Aufgrund ihrer Komplexität und der schwerwiegenden Folgen eines Verstoßes gegen sie, liegt der besondere Schwerpunkt auf der Kartellgesetzgebung.
artner müssen die Kartellgesetze in den Ländern, in denen sie geschäftlich tätig sind, respektieren und einhalten. Konflikte zwischen ausländischen Kartellgesetzen und lokalen Kartellgesetzen müssen zugunsten des strengeren Rechts gelöst werden. Es versteht sich von selbst, dass alle ausnahmslos verpflichtet sind, bei jeder Prüfung in Zusammenhang mit Kartellgesetzen vollständig zu kollaborieren.
Jeder, der von einer Tätigkeit mit kartellrechtlichen Folgen Kenntnis erlangt oder an einer solchen teilnimmt, muss unverzüglich einen Solmax-Beauftragten benachrichtigen oder die Bedenken der vertraulichen Offenlegungslinie melden (siehe Abschnitt Berichterstattung in diesem Dokument).
Erleichterungszahlungen und finanzielle Anreize
Unabhängig von den Umständen genehmigt Solmax niemals eine Sachzahlung oder eine irreguläre Zahlung, die darauf abzielt, einen Vertrag zu gewinnen oder eine Entscheidung zu beeinflussen. Bestechungen, geheime Provisionen und ähnliche Zahlungen sind streng verboten. Denn diese können zudem zu Folge haben, dass Solmax, seine Partner und die beteiligten Mitarbeiter in Abhängigkeit von den Gesetzen anderer Länder und des beteiligten Landes rechtlichen Verfahren und schwerwiegenden Strafen unterliegen.
Es ist illegal, Beamte zu korrumpieren. Im Rahmen der internationalen Bemühungen, Korruption im internationalen Handel zu eliminieren und einen fairen und offenen Wettbewerb zu gewährleisten, wurden neue Vereinbarungen und Rechtsvorschriften eingeführt. Diese Gesetzgebung erlaubt es jedem Land, gegen seine eigenen Bürger und Unternehmen vorzugehen, die Beamte im Ausland korrumpieren.
Wir betrachten Erleichterungszahlungen als Zahlungen, die geleistet werden, um routinemäßige oder nicht diskretionäre Regierungsmaßnahmen zu sichern, zu erleichtern oder zu beschleunigen (z. B., Zahlungen für die Beschleunigung der Zollabfertigung, das Be- und Entladen von Fracht oder die Planung von Regierungsinspektionen oder die Ausstellung von Regierungslizenzen oder Hafendokumentation.) Solmax betrachtet Erleichterungszahlungen als eine Form der Korruption und verbietet sie strengstens.
Geschenke, Spenden und Einladungen
Mitarbeiter von Solmax dürfen kein Eigentum, keine Gefälligkeiten und keine Dienstleistungen, Vorteile, Einladungen oder Geschenke annehmen, die als potenzielle Quelle für Interessenkonflikte angesehen werden könnten. Solmax vertritt die Ansicht, dass alle Geschenke mit allen Mitarbeitern zu teilen sind. Mitarbeiter, die Geschenke von Partnern erhalten, müssen diese dem Unternehmen übergeben, das wiederum eine zufällige Ziehung durchführt, die alle Mitarbeiter umfasst. Dies gilt unter anderem auch für Eintrittskarten für Sportveranstaltungen und Shows. Ausgeschlossen sind jedoch alle gemeinsamen Geschäftsaktivitäten, an denen ein Partner zusammen mit einem Solmax-Mitarbeiter teilnimmt.
Verhinderung von Geldwäsche
Viele Länder haben Gesetze verabschiedet, die es illegal machen, Erlöse aus Straftaten anzunehmen oder zu verarbeiten. Solmax verpflichtet sich zur vollständigen Einhaltung aller weltweit geltenden Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche. Da Solmax seine Integrität und seinen Ruf schätzt, verpflichtet sich das Unternehmen zudem dazu, Geschäfte ausschließlich mit Geschäftsorganisationen zu tätigen, die an legitimen Geschäftsaktivitäten beteiligt sind, ausschließlich Gelder zu nutzen, die aus legitimen Quellen stammen, und Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass nur akzeptable Zahlungsarten angenommen und getätigt werden, die kein Mittel zur Geldwäsche sind.
Zu diesem Zweck sind Partner verpflichtet, folgende Richtlinien zu befolgen:
Richtlinien zur Bekämpfung von Geldwäsche
Befolgen Sie die allgemein anerkannten Grundsätze der Sorgfaltspflicht;
Befolgen Sie die allgemein anerkannten Grundsätze des Cash-Managements und nutzen Sie gängige Zahlungsarten; Achten Sie auf Warnsignale, an denen Partner beteiligt sind, wie z. B.:
Vorwürfe illegaler oder unzulässiger Geschäftspraktiken auf dem Markt;
Widerwillen, vollständige Informationen bereitzustellen, insbesondere hinsichtlich der eigenen Identifizierung oder der Identifizierung von Eigentümern, Partnern oder Auftraggebern;
Bereitstellung falscher, inkonsistenter oder verdächtiger Informationen;
Anfragen zur Leistung oder Annahme von Zahlungen in bar, mit Ursprungs- oder Zielort in einer Steueroase, einem Land, das nichts mit der Transaktion zu tun hat, oder an oder von mehreren Konten, oder Offshore- oder Shell-Banken;
Anträge auf Zahlung an Dritte oder auf Annahme von Zahlungen Dritter;
Ungewöhnliche Bestellungen, Einkäufe, Dienstleistungen oder Zahlungsbedingungen und Geschäftsvereinbarungen ohne offensichtlichen kommerziellen Zweck oder unvereinbar mit der Branchenpraxis;
Vorschlag, eine Transaktion auf ungewöhnlich komplexe Weise zu strukturieren;
Vorschlag zur Vermeidung von Aufbewahrungs- oder Meldepflichten.
Bei Zweifeln, ob eine Handlung oder Aktivität Geldwäsche beinhalten könnte, müssen Partner ihre Bedenken der vertraulichen Offenlegungslinie melden (siehe: Abschnitt zur Berichterstattung in diesem Dokument);
Fahren Sie nicht mit Transaktionen fort, die ein potenzielles Geldwäscheproblem aufwerfen, bis die Situation gelöst ist.
Geschäftsbeziehungen
Partner verpflichten sich, bei der Durchführung ihrer Geschäftsbeziehungen mit Solmax ehrlich, professionell und fair vorzugehen – auch während des Beschaffungsprozesses –, wobei sie ihre Fähigkeit zur Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen akkurat angeben müssen. Weiter müssen alle ausgetauschten Informationen wahrheitsgemäß und fair sein und dürfen nicht dazu bestimmt sein, irrezuführen.
Menschenrechte
Partner müssen sicherstellen, dass sie ihre Mitarbeiter fair und gerecht behandeln, ohne Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Rasse, Farbe, Herkunft, politischer oder anderer Meinungen, sexueller Orientierung, Religion oder anderer allgemein anerkannte Diskriminierungsgründe; sie müssen ein Umfeld schaffen, das frei von allen Formen von Belästigung, Einschüchterung oder Missbrauch ist; sie müssen alle Formen der Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder des Menschenhandels untersagen; und sie sind verpflichtet, alle Menschenrechte zu respektieren, wie in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte dargelegt.
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Partner müssen Arbeitsschutzstandards umsetzen, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, um für alle ihre Mitarbeiter sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um arbeitsbedingte Verletzungen und Unfälle zu verhindern.
Umwelt und nachhaltige Entwicklung
Partner müssen die geltenden Umweltgesetze, -vorschriften und -standards einhalten und versuchen, die Umweltauswirkungen zu reduzieren, die sich aus ihren Aktivitäten und Produkten ergeben. Zudem sind sie verpflichtet, die Einführung von Maßnahmen zur Vermeidung von Umweltverschmutzung zu fördern und die für ihre Aktivitäten erforderlichen natürlichen Ressourcen so effektiv wie möglich zu erhalten und zu nutzen.
Respekt
Partner müssen Solmax-Mitarbeiter und andere Dritte in allen Kommunikationsformen mit Höflichkeit und Fairness behandeln.
Vertraulichkeit
Partner müssen die vertraulichen Informationen von Solmax in Übereinstimmung mit den bewährten Verfahren und Richtlinien von Solmax schützen. Die Vertraulichkeit von Informationen gilt für alle nicht öffentlichen Informationen, die Solmax, seine anderen Partner und seine Mitarbeiter betreffen. Partner dürfen vertrauliche Informationen nur zum Zweck der Durchführung der Geschäftsbeziehung oder des Vertrags verwenden und es ist ihnen nicht gestattet, diese Informationen ohne die vorherige Genehmigung von Solmax an Dritte weiterzugeben oder offenzulegen. Diese Verpflichtungen gelten während der gesamten Dauer der Geschäftsbeziehung und auch nach Ablauf der vertraglichen Verpflichtungen fort.
Einhaltung von Gesetzen zum Schutz von Informationen
Partner müssen stets sicherstellen, dass sie die Gesetze und Vorschriften zum Schutz personenbezogener, vertraulicher und klassifizierter Informationen vollständig einhalten.
Marketing und Werbung
Partner und ihre Unterauftragnehmer dürfen, unabhängig von ihrem Rang, in keiner kommerziellen Werbung auf ein Projekt verweisen, an dem Solmax beteiligt ist, und dürfen den Namen oder das Logo von Solmax in keiner Weise ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von Solmax verwenden, außer, wenn sie sich auf Geschäfte beziehen, die ein Partner oder einer seiner Unterauftragnehmer im Rahmen der vertraglich vereinbarten Arbeit ausführt oder ausgeführt hat. Als „kommerzielle Werbung“ gilt jede Geschäftsbotschaft, die für die allgemeine Öffentlichkeit oder eine Zielgruppe bestimmt ist und zum Ziel hat, die Waren oder Dienstleistungen des Partners oder die eines seiner Unterauftragnehmer zu bewerben. Diese Anforderung gilt für alle schriftlichen und mündlichen Werbemedien, einschließlich Schildern und Plakaten, zusammen mit allen elektronischen oder sonstigen Medien.
Anwendung des Kodex
Partner-Governance und Verpflichtungen
Partner sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die in diesem Kodex dargelegten Standards und Prinzipien von ihren eigenen Organisationen eingehalten werden, und müssen, innerhalb ihres eigenen Unternehmens und der ihrer Unterauftragnehmer, Compliance- und Managementmechanismen für die Durchsetzung des Kodex einrichten. Ebenfalls in der Verantwortung der Partner liegt es, alle notwendigen Schritte zu unternehmen, um Verstöße gegen den Kodex zu klären.
Führungskräfte von Solmax
Die Durchsetzung und Aktualisierung dieses Kodex unterliegt dem Präsidenten und CEO von Solmax, zusammen mit dem Chief Human Resources Officer und dem Corporate Governance Committee. Der Kodex kann nach Ermessen von Solmax geändert werden, um die Prinzipien und Werte des Unternehmens widerzuspiegeln.
Audits
Solmax behält sich das Recht vor, zu überprüfen, ob alle seine Partner und ihre Unterauftragnehmer den Kodex einhalten. Dies wird durch Selbstbewertung seitens der Partner und ihrer Unterauftragnehmer erreicht. Zudem kann Solmax, oder eine von Solmax benannte externe Ressource, auch eine Überprüfung der Einhaltung dieses Kodex durchführen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Standortbesuche und die Konsultation relevanter Partner-Unterlagen und zugehöriger Dokumente der Unterauftragnehmer. Partner und ihre Unterauftragnehmer müssen Solmax und ihren Vertretern jederzeit angemessenen und zeitnahen Zugang zu ihren Einrichtungen und relevanten Aufzeichnungen gewähren.
Sanktionen
Jeder Verstoß gegen den Kodex kann von Solmax sanktioniert werden; Sanktionen können von einer einfachen Abmahnung, einer Mitteilung an den Partner zur Behebung von Verstößen, einer Disqualifikation, einem Verbot der Teilnahme an einem oder mehreren Ausschreibungsverfahren, einer Ablehnung eines oder mehrerer Vorschläge des Partners oder der Vergabe oder bedingten Vergabe von Verträgen bis hin zur Aufhebung und Kündigung von Verträgen mit dem Partner reichen.
Berichterstattung
Um potenzielle oder tatsächliche Bedenken oder Verstöße in Bezug auf den Kodex zu melden:
Internet: www.ethicspoint.com
Zeile zur vertraulichen Offenlegung je Land:
Österreich 0800 017898
Kanada 1 844 917 0514
China
Südchina 10 800 120 1239
Nordchina 10 800 712 1239
Ägypten (bei Eingabeaufforderung 866 384 4277)
Mobilfunk 02 2510 0200
Kairo 2510 0200
Frankreich 0 800 99 23 83
Deutschland 0800 1806594
Malaysia 1 800 81 6117
Niederlande 0800 0228869
Thailand 001 800 12 0665204
Vereinigte Staaten 1 866 384 4277